本辦法依個人資料保護法（以下簡稱本法）第二十七條第三項規定訂定之。
依私立學校法核准設立之私立專科以上學校（以下簡稱學校）及依學術研究機構設立辦法核准設立之私立學術研究機構（以下簡稱機構）應訂定個人資料檔案安全維護計畫（以下簡稱安全維護計畫），落實個人資料檔案之安全維護及管理，防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。
前項計畫，應包括業務終止後個人資料處理方法等相關個人資料管理事項。
本辦法用詞，定義如下：一、個人資料管理人：學校、機構應由校長、機構負責人擔任或指定，負責督導安全維護計畫訂定及執行之人員（以下簡稱管理人）。
二、個人資料稽核人員：學校、機構應由校長、機構負責人指定，負責評核安全維護計畫執行情形及成效之人員（以下簡稱稽核人員）。
三、所屬人員：執行業務之過程必須接觸個人資料之人員，包括學校、機構之定期或不定期契約人員及派遣員工。
前項第一款管理人員與第二款稽核人員不得為同一人。
學校、機構得指定或設管理單位，或指定專人，負責個人資料檔案安全維護；其任務如下：一、訂定及執行安全維護計畫，包括業務終止後個人資料處理方法。
二、定期就個人資料檔案安全維護管理情形，向管理人提出書面報告。
三、依據稽核人員就計畫執行之評核，於進行檢討改進後，向管理人及稽核人員提出書面報告。
學校、機構應確認蒐集個人資料之特定目的，依特定目的之必要性，界定所蒐集、處理及利用個人資料之類別或範圍，並定期清查所保有之個人資料現況。
學校、機構經定期檢視，發現有非屬特定目的必要範圍內之個人資料或特定目的消失、期限屆滿而無保存必要者，應予刪除、銷毀或其他停止蒐集、處理或利用等適當之處置。
學校、機構應依已界定個人資料之範圍與蒐集、處理及利用流程，分析評估可能產生之風險，訂定適當之管控措施。
學校、機構應訂定應變機制，在發生個人資料被竊取、洩露、竄改或其他侵害事故時，迅速處理以保護當事人之權益。
前項應變機制，應包括下列事項：一、採取適當之措施，控制事故對當事人造成之損害。
二、查明事故發生原因及損害狀況，並以適當方式通知當事人。
三、研議改進措施，避免事故再度發生。
學校、機構委託他人蒐集、處理或利用個人資料之全部或一部時，應依本法施行細則第八條規定對受託者為適當之監督，並明確約定相關監督事項及方式。
學校、機構依本法第二十條第一項規定利用個人資料為宣傳、推廣或行銷時，應明確告知當事人其所屬學校、機構立案名稱及個人資料來源。
學校、機構於首次利用個人資料為宣傳、推廣或行銷時，應提供當事人表示拒絕接受宣傳、推廣或行銷之方式，並支付所需費用；當事人表示拒絕宣傳、推廣或行銷後，應立即停止利用其個人資料宣傳、推廣或行銷，並周知所屬人員。
學校、機構於當事人行使本法第三條規定之權利時，得採取下列方式辦理：一、提供聯絡窗口及聯絡方式。
二、確認是否為資料當事人之本人，或經其委託。
三、有本法第十條但書、第十一條第二項但書或第三項但書得拒絕當事人行使權利之事由，一併附理由通知當事人。
四、告知是否酌收必要成本費用及其收費基準，並遵守本法第十三條處理期限規定。
學校、機構對所保有之個人資料檔案，應設置必要之安全設備及採取必要之防護措施。
前項安全設備或防護措施應包括下列事項：一、紙本資料檔案之安全保護設施及管理程序。
二、電子資料檔案存放之電腦或自動化機器相關設備，配置安全防護系統或加密機制。
三、訂定紙本資料之銷毀程序；電腦、自動化機器或其他儲存媒介物需報廢汰換或轉作其他用途時，應採取適當防範措施，避免洩漏個人資料。
學校、機構為確實保護個人資料之安全，應對其所屬人員採取下列措施：一、依據業務作業需要，建立管理機制，設定所屬人員不同之權限，以控管其接觸個人資料之情形，並定期確認權限內容之適當性及必要性。
二、檢視各相關業務之性質，規範個人資料蒐集、處理及利用等流程之負責人員。
三、要求所屬人員妥善保管個人資料之儲存媒介物，並約定保管及保密義務。
四、所屬人員離職時取消其識別碼，並應要求將執行業務所持有之個人資料（包括紙本及儲存媒介物）辦理交接，不得攜離使用，並應簽訂保密切結書。
學校、機構業務終止後，其保有之個人資料之處理方式及留存紀錄如下：一、銷毀：銷毀之方法、時間、地點及證明銷毀之方式。
二、移轉：移轉之原因、對象、方法、時間、地點及受移轉對象得保有該項個人資料之合法依據。
三、刪除、停止處理或利用個人資料：刪除、停止處理或利用之方法、時間或地點。
學校、機構對於個人資料蒐集、處理及利用應符合本法第十九條及第二十條規定，並應定期或不定期對其所屬人員施以教育訓練或認知宣導，使其明瞭個人資料保護相關法令規定、責任範圍、作業程序及應遵守之相關措施。
學校、機構應訂定個人資料檔案安全稽核機制，定期或不定期檢查安全維護計畫所定相關事項是否落實執行。
學校、機構執行安全維護計畫各項程序及措施，應保存下列紀錄：一、個人資料之交付及傳輸。
二、個人資料之維護、修正、刪除、銷毀及轉移。
三、提供當事人行使之權利。
四、存取個人資料系統之紀錄。
五、備份及還原之測試。
六、所屬人員權限之異動。
七、所屬人員違反權限之行為。
八、因應事故發生所採取之措施。
九、定期檢查處理個人資料之資訊系統。
十、教育訓練。
十一、安全維護計畫稽核及改善措施之執行。
十二、業務終止後處理紀錄。