志願服務運用單位於志工申請紀錄冊時，應至全國資訊系統登錄志工基本資料、基礎訓練及特殊訓練完訓證明，由地方目的事業主管機關製作紀錄冊，並由志願服務運用單位發給所屬志工。
志願服務運用單位，無地方目的事業主管機關而有中央目的事業主管機關者，由該中央目的事業主管機關製作紀錄冊。
第一項志工基本資料，應包括志工姓名、性別、出生年月日、國民身分證統一編號、護照號碼或居留證統一證號。