本小組每年應至少開會一次，由召集人擔任主席；召集人不能出席會議時，由副召集人代理；召集人及副召集人均不能出席會議時，由召集人於會議前指定出席委員中之一人代理。
本小組委員應親自出席會議，不得指派或委託他人代理。