第5條典藏品入藏後須登錄製作清冊。清冊格式應有編號、品名、材質、類別、取得日期、取得方式、取得價格等項目，各博物館得因典藏方針需要自行增設清冊欄位。屬前條第二項第一款及第二款之典藏品，應製作備查簿。備查簿應有索引、照相、圖樣及其他便於查對之暗記紀錄，並永久保存，以備查核之用。