本辦法依教育人員任用條例（以下簡稱任用條例）第三十一條第五項及教師法第二十條第四項規定訂定之。
本辦法所稱主管機關：在中央為教育部、法務部、內政部及國防部；在直轄市為直轄市政府；在縣（市）為縣（市）政府。
本辦法所稱主管教育行政機關：在中央為教育部；在直轄市為直轄市政府；在縣（市）為縣（市）政府。
本辦法所稱教育人員，指下列人員：一、公立各級學校校長、教師、助教、職員及運動教練。
二、公立社會教育機構專業人員。
三、各主管教育行政機關所屬公立學術研究機構研究人員。
四、已立案之私立學校專任教師。
各主管機關、學校及機構（以下合稱查詢機關（構））得對不適任教育人員進行資訊蒐集、處理及利用；教育部（以下簡稱本部）應建置不適任教育人員資料庫（以下簡稱本資料庫），提供或協助查詢機關（構）辦理教育人員不適任資料通報、資訊蒐集、查詢、處理及利用。
前項不適任教育人員之通報、資訊蒐集、查詢、處理、利用及其他相關事項，應符合個人資料保護法之規定。
查詢機關（構）應指定專人辦理通報資料之登載、查詢及管理。
查詢機關（構）對於本資料庫之使用，除前項指定之專人外，任何人不得登入；資料之查閱、新增、更新、刪除及其他相關事項，均應記錄。
各級學校、機構於聘任教育人員前，應確實查詢其是否具任用條例第三十一條第一項、第二項或教師法第十四條第一項、第十五條第一項、第十八條第一項及第十九條第一項、第二項所定不得聘任之情事。
各主管教育行政機關於聘任公立學校校長、機構首長時，應確實依前項規定辦理查詢。
查詢機關（構）對於現職教育人員應依前二項規定每年定期查詢。
查詢機關（構）辦理前條查詢，應確實至本資料庫與本部建立之涉性別事件之學校不適任人員資料庫、短期補習班不適任人員資料庫、全國幼兒園不適任教保服務人員通報查詢系統、全國教保服務機構不適任人員資料庫、兒童課後照顧服務不適任人員資料庫及其他學校人員不適任資料庫（以下簡稱本部建立之其他不適任人員資料庫）查詢。
查詢機關（構）除依前項規定辦理外，並應依下列方式向有關機關查詢：一、於每年一月十日、三月十日、六月十日、七月十日、九月十日前，由學校及機構確認查詢名冊，經各主管機關報本部，由本部轉請法務部查詢教育人員有無任用條例第三十一條第一項第一款至第三款、第五款或教師法第十四條第一項第一款至第三款、第六款或第十五條第一項第二款情事。
二、於每年二月一日、四月一日、六月一日、八月一日、十月一日前，由學校及機構確認查詢名冊，經各主管機關報本部，由本部轉請中央社政主管機關查詢有無教師法第十四條第一項第六款、第七款或第十五條第一項第二款、第四款情事，或視需要向有關機關查詢。
三、本部所屬學校及機構應於前二款所定期限內，確認查詢名冊報本部轉請法務部、中央社政主管機關或有關機關查詢。
前項查詢得視需要藉由本資料庫定期介接司法院、法務部、內政部警政署及中央社政主管機關建立之資料庫辦理。
查詢結果確認前，擬聘任人員應依警察刑事紀錄證明核發條例規定，申請核發警察刑事紀錄證明，並以書面具結無不得聘任或任用之情事。
查詢機關（構）依前條第一項規定，查詢本部建立之其他不適任人員資料庫，或依前條第二項或第三項規定，由本部轉請法務部、中央社政主管機關或有關機關查詢結果，發現教育人員曾有調查屬實之案件，且應經查證確認而未經查證確認不適任該類人員者，應依任用條例第三十一條或教師法第十四條、第十五條、第十九條規定查證確認之。
前項教育人員為公立學校校長或機構首長時，由各主管教育行政機關查證確認。
前二項經查證確認之案件，應至本資料庫註記；同一案件並不得重複查證確認。
教育人員有任用條例第三十一條第一項、第二項規定之情事，或有教師法第十四條第一項、第十五條第一項、第十八條第一項、第十九條第一項、第二項規定之情事，且該案件未登載於本資料庫者，其服務學校、機構應於解聘、停聘或免職之書面通知送達後七日內，至本資料庫登載通報資料，並上傳處理情形、送達證明文件及其他相關處理證明文件資料。
前項之教育人員為公立學校校長或機構首長時，由各主管教育行政機關辦理。
教育人員於經查證確認屬實前離職者，仍應依前條規定辦理。
原服務學校、機構知悉本資料庫受登載人員之登載原因消滅時，應於知悉之日起七日內至本資料庫辦理解除登載；受登載人員知悉登載原因消滅時，亦得向原服務學校、機構申請解除登載。
前項受登載人員為公立學校校長或機構首長時，由各主管教育行政機關辦理。
依任用條例第三十一條、教師法第十五條、第十九條規定議決一年至四年不得聘任或任用者，或依教師法第十八條、各級學校專任運動教練聘任管理辦法第十四條規定議決六個月至三年不得聘任者，於期間經過後，由本資料庫解除登載。
查詢機關（構）、被請求協助查詢之機關及處理本辦法所定資料之所有人員，對不適任教育人員之通報資料及所查閱之資料負有保密義務，除供業務需要之用外，不得作為其他用途。
各主管機關應定期督導所屬學校、機構確實依本辦法規定辦理通報、資訊蒐集、查詢、處理及利用；如發現有未依規定辦理或通報資料有錯誤不實者，應列為行政缺失，並作為各類補助款核發之參據，及追究相關人員責任。
已立案之私立學校校長及公立學校附設幼兒園教師，準用本辦法規定辦理通報、資訊蒐集、查詢、處理、利用及其他相關事項。