本辦法用詞定義如下：一、電子儲存：指檔案以電腦或自動化機具等電子設備處理，並予數位化儲存之程序。
二、原始檔案：指供電子儲存作業處理之檔案。
三、電子媒體：指電子儲存使用之媒介物，包括磁帶、磁碟(片)、光碟片等媒體。
四、電子影音檔案：指原始檔案數位化為影像或聲音資料，儲存於電子媒體者。
五、電子影音檔案正版：指直接由原始檔案進行數位化處理並儲存於電子媒體，而用以保存之影像或聲音資料。
六、電子影音檔案副版：指電子影音檔案正版經軟體處理後儲存於電子媒體，而用以調閱應用之影像或聲音資料。
七、確認：指檔案管理機關證明電子影音檔案及其複製品與原始檔案內容相同之程序。
八、加密：指利用數學演算法或其他方法，將電子影音檔案以亂碼方式處理。
九、備份：指在原有之技術環境下，複製檔案內容至另一儲存媒體。
十、轉置：指資訊系統之軟硬體過時或失效，需進行軟硬體格式轉換，以便日後可讀取之作業程序。
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