駐外機構館務會議以每月舉行一次為原則，由館長擔任主席，各機關派於駐外機構內部單位主管或職務最高人員均應出席；主席並得指派相關人員列席。
館務會議之紀錄及決議事項，應按月提報外交部備查，並按業務之性質及其機敏性，視情形分送與會單位或人員。
外交部得就該會議紀錄中與各機關有關部分擬具意見，送請各機關參辦。