行政機關、公立學校及公營事業機構(以下簡稱各機關)之人事資料管理，除法律另有規定外，依本規則辦理之。
本規則適用之對象如下：一、行政機關依法任用、派用之有給專任人員。
二、政務人員。
三、民選首長。
四、公營事業人員。
五、聘任、聘用、僱用及約僱人員。
六、公立學校職員。
前項第五款人員，不包括公立學校教師。
本規則所稱人事資料範圍如下：一、機關資料：(一)組織編制及員額資料。
(二)職務歸系及官等職等資料。
二、個人資料：(一)基本資料：公務人員履歷表各項資料。
(二)異動資料：1派免遷調核薪、動態登記及任用審查資料。
2訓練進修、平時考核獎懲及考績(成)資料。
3勳章、獎章、模範公務人員、刑事處分及懲戒處分資料。
4留職停薪、停職、復職、免職、退休(職)、死亡、資遣及其他離職資料。
5國民身分證統一編號、姓名變更及出生年月日更正資料。
6其他異動資料。
各機關人事資料之處理，均應以人事資訊管理系統作業。
未建置人事資訊管理系統之機關，人事資料得先以人工作業更正或補充；其人事資料需建檔或更新者，由其上級機關代為處理，並督導限期建置人事資訊管理系統。
各機關之初任人員，應填具公務人員履歷表，由服務機關負責查驗並以人事資訊管理系統登錄建檔，嗣後各項個人資料之異動，應隨時以該系統更新。
公務人員轉任、調任他機關前，原服務機關應列印公務人員履歷表或公務人員個人履歷明細資料，由人事主管簽章並副知其本人，依傳輸格式規定錄製磁片一份，於公務人員轉任、調任後一星期內，移送新職機關建檔。
離職人員再任時，機關應即建立其完整之個人資料檔案，並得依前項規定，請原服務機關提供其個人資料檔案，原服務機關不得拒絕。
機關遇有裁撤、組織變更等情事時，人事資料檔案應移轉承受機關或上級機關辦理。
離職人員之個人資料檔案，應永久保存。
須經銓敘部銓敘審定之個人資料，由各機關依送審程序報送，俟銓敘審定後，以人事資訊管理系統登錄建檔。
更新、更正或註銷時亦同。
辦理公務人員國民身分證統一編號、姓名變更及出生年月日資料之更正時，應依送審程序，報銓敘部辦理動態登記，並以人事資訊管理系統登錄建檔。
更正出生年月日者，並應檢附經戶政機關更正後之戶籍謄本正本一份。
前二項以外之個人資料，各機關應定期傳送各主管機關，再由各主管機關查核無誤後，每月彙送銓敘部。
但行政院所屬各機關，由行政院人事行政局每月彙送銓敘部；必要時，銓敘部得逕請各主管機關提供相關個人資料。
人事資料之傳輸方式、資料異動管理規範、網路作業標準、網路傳輸共通性項目及傳輸格式等，由銓敘部會同行政院人事行政局訂定。
人事資料之建立、異動及更新，應力求正確。
嗣後個人資料之異動，當事人應主動於一個月內提供，人事主管人員並應確實查驗及登錄。
如有漏辦、偽造、變造、毀損或作不實之登錄等情事，各機關應查明責任，按其情節輕重，依法懲處或移送檢察機關偵辦。
人事資料管理績效優良者，得依有關規定覈實予以獎勵。
各機關人事資料應指派專人管理，並依公務人員交代條例之規定列入交代。
各機關人事資料之運用，應依電腦處理個人資料保護法及相關法規之規定辦理。
各主管機關為辦理其人事資料之管理，得依本規則相關規定，另訂管理要點。