教化科應將合於縮短刑期受刑人之資料，交由總務科製作縮短刑期名冊二份，一份報部，一份附卷，並辦理名籍登記。
辦理受刑人縮短刑期，應備置紀錄總表，其表式另訂之。
前項紀錄總表應裝訂於身分簿內之首頁，由辦理名籍人員按月依表式逐欄登記，不得遺漏。