主管機關及駐外館處辦理文件證明，應由領務人員於所作成之文書上簽名或蓋章，並記載其職銜、主管機關或駐外館處名稱及加蓋其鈐印。
前項駐外館處之領務轄區情況特殊者，得使用其他經行政院或主管機關核定之名稱或職銜。