本規則依外交部及駐外館處文件證明條例（以下簡稱本條例）第二十六條規定訂定之。
本規則所稱文件證明文書簿冊，係指文件證明登記簿、文件證明之文書及其相關附屬文件卷宗。
外交部及駐外館處辦理文件證明應以書面或電磁記錄方式編制文件證明登記簿，按收件日期及先後順序編號連續登記。
本條例有關文件證明之文書及其相關附屬文件卷宗，應保存於主管機關或駐外館處，不得攜出。
但經有關機關依法調閱、已製作影本留存或因避免事變而攜出者，不在此限。
文件證明登記簿保存三十年。
涉及不動產物權得喪變更之文件證明文書及其相關附屬文件卷宗，保存十年。
前項以外之文件證明文書及其相關附屬文件卷宗，保存三年，必要時得提前銷毀之。
前條之保存期限，自最後記載年度之翌年一月一日起算。
本規則之規定，於本條例施行前已辦理終結尚未銷毀之文件證明文書簿冊，適用之。
外交部及駐外館處作成之文件證明文書簿冊，其銷毀之處理，依檔案法規及外交部有關檔案管理之規定辦理。