Regulation on the Retention Periods and Destruction of Agency Records Article 8
In principle, government agencies shall conduct the destruction of temporary records once every year.For records that have expired, the records management division or the records manager in the government agencies shall prepare a destruction catalog in the format required by the central archives competent authority for the relevant divisions to solicit their opinions. If a division considers it necessary to extend the retention period, it shall specify the number of years for extension and reasons for the extension.The destruction catalog in the preceding paragraph shall specify the following information:1.Year, classification number and folder number.2.The number of volumes.3.Folder title.4.Creator of the records.5.The start and end dates of the records in the folder.6.Retention periods. The original retention periods and the reasons for any revisions thereto.7.Summary.8.Other matters stated by the central archives competent authority.If the records are not cataloged at the folder level, but cataloged instead by item, the catalog shall include the following:1.File number.2.Folder title.3.Subject.4.Sender (recipient).5.Receiving and sending numbers.6.Creation dates of the files.7.Retention periods. The original retention periods and the reasons for any revisions thereto.8.Other matters stated by the central archives competent authority.
中文原文 機關檔案保存年限及銷毀辦法第8條
各機關辦理定期保存檔案之銷毀，以每年一次為原則。
已屆保存年限之檔案，各機關檔案管理單位或人員應依檔案中央主管機關規定之格式製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由。
前項檔案銷毀目錄，應記載下列事項：
一、年度號、分類號及案次號。
二、卷數三、案名。
四、檔案產生者。
五、案卷內文件起迄日期。
六、保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。
七、案情摘要。
八、其他經檔案中央主管機關指定事項。
機關檔案非以案卷層級著錄，而已依案件編目完成者，其檔案銷毀目錄，應記載下列事項：
一、檔號。
二、案名。
三、案由。
四、來（受）文者。
五、收文字號、發（來）文字號。
六、文件產生日期。
七、保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。
八、其他經檔案中央主管機關指定事項。
已屆保存年限之檔案，各機關檔案管理單位或人員應依檔案中央主管機關規定之格式製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由。
前項檔案銷毀目錄，應記載下列事項：
一、年度號、分類號及案次號。
二、卷數三、案名。
四、檔案產生者。
五、案卷內文件起迄日期。
六、保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。
七、案情摘要。
八、其他經檔案中央主管機關指定事項。
機關檔案非以案卷層級著錄，而已依案件編目完成者，其檔案銷毀目錄，應記載下列事項：
一、檔號。
二、案名。
三、案由。
四、來（受）文者。
五、收文字號、發（來）文字號。
六、文件產生日期。
七、保存年限；檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。
八、其他經檔案中央主管機關指定事項。