第4條專業機構應將開班施訓期別，參訓資格、訓練課程、授課講師及收費標準等訊息，製成相關文宣資料，張貼於訓練位址之醒目處並登載網站，以提供學員查詢及報名。專業機構應建立參訓學員之各項訓練文件，包含出席、學術科測驗、成績及其他有關訓練紀錄。前項訓練文件之最短保存期限為參訓學員合格結訓後二年，並隨時提供航政機關查驗。