Regulation on Transformation of Archives Article 4
In principle, the transfer of permanent records shall be conducted once every year.Before the transfer, agencies shall first appraise the preservation value of the records, and if the records are found to still have permanent preservation value, they shall catalog the records to be transferred and send the appraisal report and the catalogs to the central archives competent authority for review, in accordance with the procedures provided in paragraph 1 of Article 10 of the Enforcement Rule of the Act.The transfer catalogs referred to in the preceding paragraph shall specify the following information:1. Year, classification number and folder number.2. The number of volumes.3. Folder title.4. Creator of the records.5. The start and end dates of the records in the folder.6. The classification level for classified records.7. Summary.8. Storage medium of the records that is stored on microfilms, electronic files or some other formats of storage media.9. Other matters stated by the central archives competent authority.If the records are not cataloged at the folder level, but cataloged instead by item, the catalog shall include the following:1. File number.2. Folder title.3. Subject.4. Sender (recipient).5. Creation dates of the files.6. Title and number of the attachments. If the records are classified, the title of the attachments can be omitted.7. The classification level for classified records.8. Storage medium of the records that is stored on microfilms, electronic files or some other formats of storage media.9. Other matters stated by the central archives competent authority.The format of the transfer catalogs shall be prescribed by the central archives competent authority separately.
中文原文 國家檔案移轉辦法第4條
各機關移轉永久保存之檔案，以每年辦理一次為原則。
屆滿移轉年限之檔案，移轉前各機關應先辦理檔案保存價值鑑定，經鑑定仍具永久保存價值者，應編製檔案移轉目錄，併同鑑定報告，依本法施行細則第十條第一項各款所定程序，函送檔案中央主管機關審核。
前項目錄應記載下列事項：
一、年度號、分類號、案次號。
二、卷數。
三、案名。
四、檔案產生者。
五、案卷內文件起迄日期。
六、屬機密檔案者，其機密等級。
七、案情摘要。
八、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，其儲存媒體型式。
九、其他經檔案中央主管機關指定事項。
機關檔案非以案卷層級著錄，而已依案件編目完成者，其檔案移轉目錄，應記載下列事項：
一、檔號。
二、案名。
三、案由。
四、來（受）文者。
五、文件產生日期。
六、有附件者，其名稱及數量。
屬機密檔案者，得不著錄附件名稱。
七、屬機密檔案者，其機密等級。
八、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，其儲存媒體型式。
九、其他經檔案中央主管機關指定事項。
檔案移轉目錄格式，由檔案中央主管機關另定之。
屆滿移轉年限之檔案，移轉前各機關應先辦理檔案保存價值鑑定，經鑑定仍具永久保存價值者，應編製檔案移轉目錄，併同鑑定報告，依本法施行細則第十條第一項各款所定程序，函送檔案中央主管機關審核。
前項目錄應記載下列事項：
一、年度號、分類號、案次號。
二、卷數。
三、案名。
四、檔案產生者。
五、案卷內文件起迄日期。
六、屬機密檔案者，其機密等級。
七、案情摘要。
八、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，其儲存媒體型式。
九、其他經檔案中央主管機關指定事項。
機關檔案非以案卷層級著錄，而已依案件編目完成者，其檔案移轉目錄，應記載下列事項：
一、檔號。
二、案名。
三、案由。
四、來（受）文者。
五、文件產生日期。
六、有附件者，其名稱及數量。
屬機密檔案者，得不著錄附件名稱。
七、屬機密檔案者，其機密等級。
八、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，其儲存媒體型式。
九、其他經檔案中央主管機關指定事項。
檔案移轉目錄格式，由檔案中央主管機關另定之。